La clause que votre contrat fournisseur ne contient pas

Un cabinet d’expertise comptable à Alger signe pour un outil qui lit les factures reçues et en extrait les montants. Le contrat fait onze pages. Il décrit la disponibilité, le support, les modalités de résiliation, le prix. Sur ce que le fournisseur peut faire des factures elles-mêmes, il dit une phrase, et cette phrase est une promesse générale de confidentialité.

C’est la forme habituelle, et elle est insuffisante pour une raison précise : la loi ne demande pas au fournisseur d’être discret, elle demande à vous d’encadrer ce qu’il fait. Pour un projet d’intelligence artificielle, où le fournisseur reçoit le contenu et pas seulement les métadonnées, l’écart entre les deux formulations est tout le sujet.

Cet article donne les clauses, une par une, avec ce que chacune empêche et ce qu’un fournisseur négociera. Il ne redémontre pas qu’un sous-traitant existe — le sous-traitant derrière votre fournisseur est traité ailleurs — il écrit ce qui doit figurer au contrat une fois que vous le savez.

« Le sous-traitant n’agit que sur instruction documentée du responsable du traitement. » Onze mots, et ils renversent la charge de la preuve. Sans eux, la question devient « le fournisseur avait-il le droit » et se discute ; avec eux, la question devient « où est l’instruction », et elle se répond ou ne se répond pas.

Le mot qui fait le travail est « documentée ». Une instruction orale existe et ne se prouve pas ; une instruction écrite est un document que les deux parties peuvent produire. En pratique, l’annexe de traitement *est* l’instruction : elle décrit ce que le fournisseur fait, et tout ce qui n’y figure pas n’est pas instruit.

La conséquence que les entreprises n’anticipent pas est qu’il faut alors tenir l’annexe. Ajouter une fonctionnalité qui traite les données autrement — résumer au lieu d’extraire, classer au lieu de résumer — demande de mettre l’annexe à jour, et c’est un échange de courriels plutôt qu’un avenant.

Le fournisseur négociera rarement cette clause, parce qu’elle le protège aussi. Un prestataire qui exécute une instruction documentée est dans son rôle ; un prestataire qui improvise porte une responsabilité qu’il n’a pas voulue. C’est la clause qu’on obtient le plus facilement, et c’est la plus utile.

Votre fournisseur en emploie d’autres : celui qui exécute le modèle, celui qui héberge, parfois celui qui transcrit. La clause doit prévoir trois choses, et l’ordre importe : une liste à jour des sous-traitants ultérieurs, une information préalable avant d’en ajouter un, et un droit d’objection dans un délai déterminé.

Le troisième point est celui qui se perd. Beaucoup de contrats accordent l’information et pas l’objection, ce qui vous met dans la position de savoir sans pouvoir agir. Un droit d’objection sans conséquence n’en est pas un non plus : il doit être adossé à un droit de résilier sans pénalité si l’objection n’est pas suivie.

Ce que le fournisseur négociera est la granularité. Il acceptera rarement de vous soumettre chaque changement d’hébergeur régional et il acceptera souvent de nommer les entreprises qui traitent effectivement le contenu. C’est la bonne ligne à tenir : la liste doit couvrir qui voit la donnée, pas qui fournit du câble.

Il faut enfin exiger que les mêmes obligations soient répercutées en aval. Une clause qui vous protège de votre fournisseur et n’oblige pas celui-ci à imposer la même chose au suivant s’arrête au premier maillon, et le fournisseur derrière le fournisseur est précisément celui que vous n’avez pas choisi.

Deux obligations distinctes que les contrats fondent en une : restituer vos données dans un format exploitable, et les supprimer ensuite, y compris chez les sous-traitants ultérieurs et dans les sauvegardes. Un contrat qui prévoit la restitution et pas la suppression vous laisse avec une copie chez quelqu’un que vous ne payez plus.

Le format est la partie technique et elle se règle en une ligne : un format ouvert, documenté, et lisible sans l’outil du fournisseur. Un export dans un format propriétaire est une restitution qui vous oblige à racheter l’outil pour lire vos propres données.

La suppression est la partie qui demande une preuve. Demandez une attestation écrite, avec la date, et couvrant explicitement les sauvegardes selon leur cycle de rotation — une sauvegarde tourne sur trente ou soixante jours, et une suppression annoncée le jour de la résiliation ne peut pas être vraie avant la fin de ce cycle. Un fournisseur sérieux le dira lui-même.

Cette clause est aussi celle qui pèse au moment de choisir. Un fournisseur qui accepte une réversibilité précise est un fournisseur qui pense pouvoir vous garder autrement qu’en vous retenant, et c’est un signal sur le reste du contrat — ce qu’il faut vérifier avant de signer obéit à la même logique sur un développement sur mesure.

Nous menons la revue ci-dessus, nous écrivons l’annexe technique — ce que l’outil traite, quels champs, vers quelles localisations, avec quelle rétention — et nous préparons la liste des questions à poser au fournisseur avant la signature. C’est la partie où la difficulté est de savoir quoi demander, et c’est une compétence technique avant d’être juridique.

Nous testons aussi les engagements plutôt que de les lire. Un fournisseur qui promet un export en format ouvert peut le prouver en trente minutes ; un fournisseur qui annonce une notification en vingt-quatre heures a un canal, un destinataire et un format, ou il n’en a pas. Ces vérifications se font avant de signer et presque personne ne les demande.

Nous ne rédigeons pas votre contrat et nous ne validons pas celui qu’on vous soumet. Rédiger une clause qui vous engage est un acte d’avocat, et un prestataire technique qui s’en charge vous laisse avec un texte que personne de compétent n’a relu et dont il n’a pas à répondre. Nous fournissons la matière ; votre conseil écrit.

Et nous refusons de vous placer dans un contrat où nous serions à la fois l’intégrateur et celui qui juge la conformité du fournisseur que nous avons recommandé. Si nous avons proposé l’outil, faites relire la clause par quelqu’un d’autre — c’est la seule position honnête que nous puissions tenir, et elle nous coûte régulièrement la mission de revue.