ذكاء اصطناعي لمكتب مهنيّ: قراءة الوثائق الواردة، لا إنتاج الاستشارة

مكتب محاسبة في سطيف، اثنين من آخر الشهر. الصندوق يحمل أربعين رسالة، ثلاثون منها بمرفق: صور فواتير التُقطت على منضدة، وكشوف بصيغة محمولة، ومسح لكشف أجر أُعيد إرساله مرّتين، ووثيقة اسمها «مستند».

ولم يبدأ أحد في المكتب العمل على ملفّ بعد. فما وصل للتوّ ليس استشارة، بل مناولة وثائق، وهنا يستطيع نظام ذكاء اصطناعي أن يرجع ساعات. وسؤال هذا المقال إلى أيّ حدّ بالضبط، ومن أين يجب أن يتوقّف.

والجواب في تمييز: قراءة وثيقة وإنتاج رأي يفصل بينهما عمل واحد، هو التلخيص. يصف هذا المقال كلّ ما يسبق ذلك العمل، ولماذا يجب أن يبقى عندك. وهو لا يعيد ما يحقّ لمكتب أن يكتبه في القانون أو الجباية، ولا طلب الوثائق المجمَّع، وهما معالَجان في مكان آخر.

ثمّة سؤال واحد يستطيع نظام حسمه وحده بلا خطر: هل هذه الوثيقة من القائمة المنتظَرة لهذا الملفّ، وأيّها ما يزال ناقصا. وهي مقارنة بين ما وصل وقائمة كتبتها أنت، ولا تُلزم بأيّ حكم.

وهو أيضا أكبر ربح، لأنّ المطالبة بوثيقة ناقصة هي ما يستهلك أكثر الذهاب والإياب في مكتب. والنظام الذي يجيب «بقي لك كشف ديسمبر والشهادة» في اليوم نفسه، بدل شخص يكتشف ذلك بعد ثلاثة أسابيع، يغيّر شكل الشهر كلّه.

وشرطان يجعلان هذا ممكنا وهما على عاتقك. القائمة المنتظَرة يجب أن توجد لكلّ نوع ملفّ، مكتوبة مرّة، وأن تكون قصيرة. والوثيقة الواردة يجب أن تكون قابلة للربط بملفّ، وهذا يفترض أنّ زبائنك يكتبون من عنوان أو رقم تعرفه.

وحين ينعدم الشرطان، لا تعوّضهما أداة: ستعيد إليك قائمة نواقص عن ملفّ اختارته هي، وهذا أسوأ من لا شيء.

جملة ممنوعة، وهي التي يريد الجميع أتمتتها: «ملفّك مكتمل» بمعنى مطابق. النظام يعلم أنّه تلقّى اثنتي عشرة وثيقة من اثنتي عشرة؛ ولا يعلم هل الثانية عشرة هي الصحيحة، ولا هل يغطّي الكشف الفترة الصحيحة، ولا هل الشهادة ما تزال سارية.

والصياغة الصامدة أكثر تواضعا ونافعة تماما: تسلّمنا هذه الوثائق، وتنقص هذه، وسيتحقّق أحد أعضاء المكتب. تعطي الزبون ما ينتظره — يقين وصول إرساله — دون إلزام المكتب في الجوهر.

وثمّة منع ثان أخفى: لا يعطي النظام أيّ إشارة أجل تشبه التزاما. «سيُعالَج ملفّك في غضون كذا يوما» وعد لا تفي به رزنامة المكتب دائما، وسيُحتجّ به يوم لا تفي.

وهاتان القاعدتان ليستا احتياطا قانونيّا: هما شرطا بقاء الأداة نافعة. فإشعار استلام يكفّ الزبائن عن تصديقه لا يربح وقتا، بل يضيّعه في الشروح.

المكتب يحتاج معرفة من رأى ماذا ومتى، وهذا المطلب لا يأتي من الإعلام الآلي: يأتي من المسؤولية المهنية. فالأداة التي تقرأ الوثائق وترتّبها عليها أن تكتب سجلّا، وأن يبقى هذا السجلّ بعد تغيير المزوّد.

ثلاثة أشياء على الأقلّ: تاريخ وصول الوثيقة وعبر أيّ قناة، والقيمة المقروءة قبل أيّ تصحيح، وهويّة من صادق على الربط. والثانية هي التي تُنسى، وهي وحدها التي تسمح لاحقا بالتمييز بين خطأ قراءة وخطأ إدخال.

والسجلّ يجب أن يكون قابلا للتصدير في صيغة تقرؤها دون البرنامج الذي أنتجه. مطلب سهل الصياغة في عقد، ويُرفض بما يكفي ليكون اختبارا جيّدا للمورّد.

وهذا الأثر يخدم شيئا أكثر يوميّة: يقول لك بعد أشهر أيّ الوثائق تسبّب مشكلة على الدوام وعند أيّ زبائن. مادّة لحديث نافع معهم، ولا وجود لها بلا سجلّ.

نركّب استقبال الوثائق على قنواتك الموجودة، ونكتب معك القوائم المنتظَرة لكلّ نوع ملفّ واصطلاح التسمية، ونقترح الربط دون فرضه أبدا، ونسلّم السجلّ القابل للتصدير في القسم التاسع. وطابور الوثائق غير المؤكّدة جزء من التسليم لا من الخيارات.

ونرفض إنتاج توليف للملفّ، للأسباب الواردة في القسم السابع، ونرفض أن يُكتب للزبون إنّ ملفّا مكتمل أو مطابق. ونرفض كذلك اقتراح تخصيص محاسبيّ: قرار يعود إلى من يوقّع.

ولا نعد بأيّ نسبة وقت مربوح. ليس لدينا قياس قبل وبعد على مكاتب جزائرية، والسقف الأمين الوحيد هو ما تنتجه ورقتك ذات الثلاثين وثيقة — وهو ملك لك وأنفع من سقفنا.

وما تستطيع فعله بدوننا معتبر ومجّانيّ: كتابة قائمة الوثائق المنتظَرة لكلّ نوع ملفّ، وحسم اصطلاح تسمية. وثيقتان تسعان في صفحة، تنجزان نصف العمل الموصوف هنا، والطلب المجمَّع في بداية الموسم يستفيد منهما فورا.